Якби ви запитували кар’єристів, що вони думають про свою поштову скриньку, більшість людей би сказала, що це чорна діра, яка переслідує душі, наступних повідомлень, дратівливих листувань співробітників та бюлетенів чи прес-релізів у вазоо. І якби ви також запитували цих людей, чи зможуть вони побачити, як вони проходять через всю свою поштову скриньку кожного дня, більшість знущається над ідеєю такого неможливого подвигу.
Минулого тижня я вирішив взяти на себе проблему, яка б змусила більшості професіоналів: я уклав пакт, щоб кожен вечір переходити до нульової скриньки, перш ніж лягати спати.
Отже, я це зробив? Відповідь - так. Це було легко? Чорт ні.
Хоча я не думаю, що мені колись вдасться спуститися до нуля папки "Вхідні", я навчився на цьому шляху кілька важливих уроків, які допоможуть мені краще керувати моєю папкою "Вхідні".
Найбільший? Жодна річ, яка мені найбільше допомогла, не була новаторською. Це були стратегії, які я знову і знову чую від експертів з питань продуктивності та електронних поштовхів - це було лише питанням їх реальної реалізації та подальшої роботи.
З цього приводу дозвольте мені поділитися кількома речами, які вам потрібно зробити, щоб зробити вашу поштову скриньку менш жахливою.
1. Поставте "Відповіді на електронну пошту" у Вашому Розкладі
Я писав про це раніше, але одна з речей, яку я вважала найефективнішою, намагаючись щодня вести до нуля папки "Вхідні", - не перевіряти мою папку "Вхідні" постійно. Натомість я б блокував певні шматки часу щодня, присвячуючи електронну пошту: для мене 30–60 хвилин вранці, в обід, а пізнім днем було достатньо часу, щоб розігнати речі.
Здається, це є протизаконним (я точно скептично ставлюсь), але, зосередившись на тому, що одне завдання і нічого іншого, мені вдалося пройти через свою папку набагато швидше, ніж зазвичай. Наявність тимчасової шкали також спонукало мене до передачі електронної пошти більш швидкими темпами, а не надмірно зводячись по одній, я не відчував, як відповідати або відволікатися на неважливе повідомлення, а не просто видаляти його.
Крім того, відповідаючи на мої електронні листи за певні шматки часу, здавалося, що це менше, ніж нескінченна робота і більше схожа на ще одну річ у моєму списку справ, яку набагато простіше було пройти. До цього тижня я не усвідомлював, що моя папка "Вхідні" завжди була в моїх думках, і я був у вічному стані, що весь день боявся перевіряти мій обліковий запис електронної пошти. Оскільки це стало частиною мого розкладу, як і все інше, я не допитувався, коли мені потрібно було надіслати наступний електронний лист; Я щойно зробив для цього час.
Також було приємно "вийти" в кінці сеансу і не турбуватися про те, що відбувається в світі кіберпростору.
2. Відповідь на більшість електронних листів негайно
Особисто мені приблизно 65-70% електронних листів у моїй папці "Вхідні" вимагають швидких відповідей, які потребують меншої хвилини чи двох. Занадто часто я маю шкідливу звичку просто залишати їх у своїй папці "Вхідні" і говорити: "Ех, це легко. Я дістанусь до них пізніше ». Але, як я зрозумів, мені було потрібно більше часу та енергії, щоб їх прочитати, обробити їх достатньо, щоб вирішити, що їх досить просто відкласти до пізніше, а потім повернутися пізніше та обробити їм знову відповісти.
Насправді змушуючи себе відповідати на ці кореспонденції туди-сюди, під час дорогоцінного часу "відповіді електронною поштою", я зміг отримати більше речей із папки "Вхідні" та поза увагою - і наблизитися до цього невловимого нуля вхідних повідомлень.
3. Переправляйте інші електронні листи до стратегічних часів
Нарешті я встановив додаток Boomerang на Gmail минулого тижня після того, як дуже зайнятий мій друг продовжував наполягати, що я його отримую ("Це рятівник!", - сказала вона). І мушу визнати: вона мала рацію.
Дуже просто, Boomerang дозволяє перепланувати, коли електронні листи з’являються у вашій скриньці. Хоча це може здатися обманом, щоб просто запланувати все на потім ("Я сьогодні потрапив у папку" Вхідні нулі ", запланувавши 45 електронних листів, щоб відображатися у вхідній папці завтра вранці!), Справа в тому, щоб бути стратегічним щодо того, як ви його використовуєте.
Наприклад, як співзасновник популярного веб-сайту вступників до коледжів, працівники вищих навчальних закладів постійно надсилають мені чернетки рефератів коледжу для редагування, що мені дуже подобається робити. Однак не весело, щоб ті чернетки сиділи в моїй папці цілими днями, і я не встигаю їх редагувати вдруге, коли вони з’являються. Натомість я використовував Бумеранг, щоб запланувати їх повернення, коли у мене було більше часу їх редагувати (у моєму випадку це в п'ятницю).
Будучи в змозі запланувати те, що потрапило в папку "Вхідні", коли змінилася продуктивність і скільки я змогла зробити.
Для іншого способу зробити це, геній папки "Вхідні" Алекс Кавулакос писав тут про систему стратегічного управління електронними повідомленнями, що вимагає різного рівня зусиль, використовуючи мітки та папки. Якщо говорити про це:
4. Використовуйте етикетки або папки
Позначте мої слова: Не використовуйте свою папку "Вхідні" як якесь сміттєзвалище, щоб скинути всі ваші електронні листи; використовуйте етикетки, вкладки або папки (як би їх не називав ваш провайдер електронної пошти), щоб правильно впорядкувати та подати все, що ви отримаєте.
У мене в обліковому записі електронної пошти понад 30 різних міток, і хоча це може здатися нав’язливим або конкретним, воно допомагає мені швидко отримувати потрібні мені повідомлення та надсилати речі, коли я закінчу з ними, що робить мою вхідну скриньку набагато менш страшною.
Наприклад, зараз у мене є кілька переписок, які перебувають вперед і назад, з деякими моїми співробітниками компанії The Prospect . Замість того, щоб постійно залишати ті постійні електронні листи у моїй папці "Вхідні", я надсилав їх у відповідні папки, пов’язані з проспектом, щоб вони з’являлися лише у разі появи нового повідомлення. Це фізично очищає мою папку "Вхідні" з речей, про які я вже розглядався, завдяки чому інші речі, в свою чергу, відчувають себе набагато більш керованими.
5. Скасуйте підписку на списки електронної пошти
Ця порада досить зрозуміла: позбудьтесь всього пуху. Ви просто переходите прямо до піктограми сміття у папці "Вхідні", коли надходять певні інформаційні бюлетені? Просто скасуйте підписку. І навіть не тягніть виправдання "Але я можу прочитати це пізніше!" Моє правило полягає в тому, що якщо я видаляю бюлетень три рази поспіль, я скасовую підписку на місці.
Я особисто читав багато інформаційних бюлетенів для різних концертів, тому, щоб розібратися з гаслом, я використовував Бумеранг, щоб знайти зручніші часи для розсилок, які мені подобалося з’являтися у моїй вхідній папці, і я відписався від усього іншого.
Знімаючи з цих списків електронних листів, я по суті не дозволяв отримувати кілька десятків електронних листів щодня. Раніше я відчував, що половину свого вхідного часу я витратив на видалення бюлетенів та інших масових списків електронної пошти, про що мені більше не потрібно хвилюватися. Схоже, моя папка "Вхідні" стосується особистої електронної пошти, яка спеціально спрямована на мене, а розсилки, які я зберігав, - це речі, які я насправді з нетерпінням чекаю.
Озираючись на мій експеримент, чи варто було щодня спробувати дістатися до нуля папки "Вхідні"?
Я думаю, що коротка відповідь "ні", ви не повинні рухати небо і Землю, щоб бачити цей надзвичайний банер "Без нової пошти!" В Gmail щовечора перед сном. Однак цей експеримент довів мені, що мені не потрібно було в моїй папці весь час сидіти десятки (якщо не сотні) електронних листів; Існували способи зменшити кількість повідомлень, а отже, зменшити рівень стресу, викликаного електронною поштою. Зараз я все більше усвідомлюю, що відповідати на електронні листи не потрібно, щоб бути постійною справою - це лише чергове засідання в моєму щоденному списку справ, що, в свою чергу, змушує мене бути не так тривожним.
Змінивши звички електронної пошти, я полегшив весь процес прийому та надсилання електронних листів - і заощадив на цьому час. Тепер хто цього не любить?
