Підготуйте свої дані
Після того, як минулого року вислали свої картки для відпустки, чи зробили ви обіцянку, що ви організовуєте список адрес, щоб полегшити процес наступного року? У вас є величезна електронна таблиця Excel, яку ви не можете зробити головою або хвостом? Може бути, ваша адресна книга виглядає так, як показано в наведеному нижче файлі. Або, можливо, ви тримаєте свою адресну книгу (дзиж!) Обривки паперу.Настав час прийти до цього обіцянки - організувати свій список контактів в базі даних Microsoft Access. Це набагато легше, ніж ви можете собі уявити, і ви обов'язково будете задоволені результатами. Цей навчальний посібник допоможе вам пройти повний процес крок за кроком.Якщо у вас немає власної електронної таблиці та ви хочете стежити за навчальним посібником, ви можете завантажити зразок файлу Excel, який використовується для створення підручника.Примітка: Цей підручник призначений для доступу 2007. Якщо ви використовуєте Access 2010, будь ласка, перегляньте статтю Перетворення Excel в базу даних Access 2010. Якщо ви використовуєте Access 2013, див. Перетворення Excel в базу даних Access 2013. Продовжити читання Нижче Якщо у вас немає існуючої бази даних, яку ви використовуєте для зберігання контактної інформації, ви, ймовірно, хочете створити нову базу даних з нуля. Для цього клацніть піктограму Blank Database на екрані Початок роботи з Microsoft Office Access. Ви побачите екран вище. Надайте свою базу даних ім'ям, натисніть кнопку Створити, і ви будете в бізнесі. Продовжити читання Нижче Потім натисніть вкладку Зовнішні дані у верхній частині екрана доступу та двічі клацніть на кнопці Excel, щоб розпочати процес імпорту Excel. Положення цієї кнопки позначається червоною стрілкою на зображенні вище. Далі ви отримаєте екран, показаний вище. Натисніть кнопку "Огляд" і перейдіть до файла, який хочете імпортувати. Коли ви знайдете правильний файл, натисніть кнопку "Відкрити". Вибравши правильний файл та параметр, натисніть кнопку OK, щоб продовжити. Продовжити читання Нижче Часто користувачі Microsoft Excel використовують перший рядок своєї електронної таблиці, щоб надавати імена стовпців для своїх даних. У нашому прикладі файл ми зробили це, щоб визначити стовпці "Прізвище, Ім'я, Адреса" та ін. У вікні, показаному вище, переконайтеся, що прапорець "Перша рядок містить заголовки стовпчиків" встановлено. Це дозволить доручити Access розглядати перший рядок як імена, а не фактичні дані, які будуть зберігатися в списку контактів. Натисніть кнопку Далі, щоб продовжити. Індекси баз даних - це внутрішній механізм, який може бути використаний для збільшення швидкості, з якою Access може знаходити інформацію у вашій базі даних. На цьому кроці можна застосувати індекс до однієї або декількох стовпців бази даних. Просто натисніть спадне меню "Індексування" та виберіть відповідний параметр. Пам'ятайте, що індекси створюють великі накладні витрати для вашої бази даних і збільшують обсяг використаного дискового простору. З цієї причини ви хочете зберегти індексацію стовпців до мінімуму. У нашій базі даних ми найчастіше шукатимемо за прізвищем наших контактів, тому створімо індекс у цьому полі. Можливо, у нас є друзі з тією ж прізвищем, тому ми хочемо дозволити тут дублікати. Переконайтеся, що в нижній частині вікна виділено стовпець "Прізвище", а потім виберіть "Так (Дублікати OK)" у спадному меню "Індексування". Натисніть «Далі», щоб продовжити. Продовжити читання Нижче Первинний ключ використовується для однозначної ідентифікації записів у базі даних. Найпростіший спосіб зробити це - дозволити Access створити первинний ключ для вас. Виберіть параметр "Дозволити доступ до первинного ключа" та натисніть Далі, щоб продовжити. Якщо ви зацікавлені в виборі власного первинного ключа, ви можете прочитати нашу статтю про ключі бази даних. Вам потрібно надати Access з ім'ям, щоб вказати вашу таблицю. Ми називатимемо нашу таблицю "Контакти". Введіть це у відповідне поле та натисніть кнопку Готово. Продовжити читання Нижче Ви побачите проміжний екран із запитом, чи хочете ви зберегти кроки, які використовуються для імпорту даних. Якщо ні, перейдіть вперед і натисніть кнопку "Закрити". Після цього ви повернетесь до основного екрану бази даних, де ви зможете переглянути свої дані, просто двічі клацнувши на назві таблиці на лівій панелі. Вітаємо, ви успішно імпортували свої дані з Excel в Access! Створити базу даних New Access 2007
Почніть процес імпорту Excel
Виберіть джерело та пункт призначення
Виберіть заголовки стовпців
Створіть будь-які бажані індекси
Виберіть основний ключ
Назвіть свою таблицю
Переглянути ваші дані
