На навігаційні форми існує деякий час, і багато баз даних, включаючи Microsoft Access 2013, використовують їх, щоб полегшити користувачам, зокрема новим користувачам, можливість обійтись у програмному забезпеченні. Вони призначені для спрощення пошуку найбільш часто використовуваних форм, звітів, таблиць та запитів. Навігаційні форми настроюються як місце за замовчуванням, коли користувач відкриває базу даних. Користувачам пропонуються компоненти бази даних, які вони, імовірно, потребують, наприклад форма замовлення, дані клієнтів або щомісячний звіт.
Форми навігації не є загальним розташуванням для кожного компонента бази даних. Як правило, вони не включають речі, як виконавчі звіти чи фінансові прогнози, якщо це не є метою бази даних, оскільки ця інформація зазвичай обмежується. Ви хочете, щоб співробітники та команди мали доступ до даних швидко, не піддаючи їх унікальному, обмеженому чи бета-тестуванню.
Найкраще, що стосується форм навігації, є те, що ви повністю контролюєте, що користувачі на них бачать. Ви можете створювати різні навігаційні форми для різних користувачів, що спрощує навчання нових співробітників. Надаючи користувачам все необхідне на початковій сторінці, ви зменшуєте час, необхідний для того, щоб користувачі знали, що їм потрібно. Після того, як вони мають фундамент для навігації, вони можуть почати вивчати інші області, де вони іноді повинні йти, щоб виконати свої завдання.
Що додати до форми навігації в Access 2013?
Кожен бізнес, відділ і організація є різними, тому в кінцевому підсумку вам слід додати, що ви додаєте до форми навігації. Ви повинні поставити час і думати, щоб визначити, що робить і не належить до форми. Ви хочете, щоб було легко знайти та використати всі речі, що знаходяться у вході даних або потребах генерації звітів, зокрема форми та запити. Однак ви не хочете, щоб форма навигації була настільки багатою, що користувачі не можуть знайти те, що їм потрібно.
Одним з найкращих місць для початку є отримання відгуку від існуючих користувачів. Форма буде потрібно періодично оновлюватися, до процесу додаватимуться нові форми, деякі таблиці будуть застарілими, або запити будуть перейменовані, щоб зрозуміти, як їх використовувати, але перша версія форми має бути настільки ж близькою до досконалий наскільки це можливо. Отримання початкового вводу від поточних користувачів принаймні дасть вам інформацію про те, що потрібно в початковій версії. З часом ви зможете ознайомитись із користувачами, щоб побачити, що змінилося або потрібно оновлювати за формою навігації.
Той самий підхід дотримується і для існуючих форм навігації. Якщо ви не працюєте з усіма базами даних щотижня, ви, напевно, не так знайомі з тим, що потрібно для різних груп та підрозділів. Отримавши відгук, ви зберігаєте форми навігації, щоб закінчити застарілий об'єкт, який ніхто не користується.
Коли додати форму навігації
У більшості випадків форми навігації необхідно додати до запуску бази даних. Це звинувачує користувачів в тому, що вони використовують цю форму замість того, щоб пограбувати через райони і, можливо, працювати в місцях розташування в базі даних, де вони не повинні працювати.
Якщо ви невелика компанія чи організація, можливо, вам ще не потрібна форма навігації. Наприклад, якщо у вас менше 10 об'єктів-форм, звітів, таблиць і запитів - ви не перебуваєте на етапі, де потрібно додати форму навигації. Інколи створюйте періодичний огляд вашої бази даних, щоб визначити, чи кількість компонентів виросла достатньо для того, щоб мати необхідні форми навігації.
Як створити форму навігації в Access 2013
Початкове створення навігаційної форми Microsoft Access 2013 є порівняно простим. Проблеми починаються, коли настає час почати додавати та оновлювати їх. Переконайтеся, що у вас є план, перш ніж почати, щоб ви могли мати повну першу версію.
- Перейдіть до бази даних, де потрібно додати форму.
- НатиснітьСтворити > Форми і натисніть спадне меню поруч із Навігація щоб вибрати макет форми, яку хочете додати. З'явиться панель навігації. Якщо ні, натисніть F11.
- Підтвердьте форму в Макет Подивіться, переглядаючи область під назвою Інструменти макета форми у верхній частині стрічки. Якщо ви не бачите його, клацніть правою кнопкою миші на Форма навігації вкладка і виберіть Вид макета з параметра "Макет".
- Виберіть і перетягніть компонент, який потрібно додати до форми навігації, з таблиць, звітів, списків, запитів та інших елементів на панелі в лівій частині екрана.
Після того як ви організували форму, як ви хочете, ви можете входити та редагувати назви різних частин форми, включаючи підписи.
Коли ви відчуваєте, що форма готова, надішліть її для остаточної перевірки тих, хто її використовуватиме, щоб отримати відгук.
Налаштування форми навігації як сторінку за замовчуванням
Продовжуючи планувати час і створювати форму, ви хочете, щоб ваші користувачі знали, що він доступний. Якщо це початковий запуск бази даних, створіть форму навігації як перше, що трапляється користувачам при відкритті бази даних.
- Йти до Файл > Параметри.
- Виберіть Поточна база даних на лівій частині вікна, що з'явиться.
- Натисніть спадне меню поруч із Форма відображення під Параметри програми і оберіть свою навігаційну форму з опцій.
Кращі практики для навігаційних форм
- Бази даних розвиваються з часом, а форма навігації повинна відображати ці зміни. Створіть графік, щоб періодично переглядати форму.
- Не переповнюйте нашу форму навігації.Чим більше матеріалу ви додаєте до нього, тим менш ефективним він буде.
- Позначити елементи форми з іменами, які полегшують користувачам з'ясувати, як вони повинні використовувати кожен елемент. Якщо користувачі мають доступ до форм і звітів у певному порядку, внесіть відповідну форму.
- Кольорова кодування різних форм навігації може заощадити вам багато проблем пізніше. Налаштування одного відділення на зелений, а інший - на фіолетовий - полегшує відстеження того, що ви зробили, і не зробили, і не завадить плутанини під час оновлення кількох форм одночасно.
